Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Selvitys asiakkaalle henkilötietojen käsittelystä Nuottasaaren sairauskassassa

Rekisterinpitäjä Nuottasaaren sairauskassa

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot:
 
Rekisteriasioiden yhteyshenkilönä toimii kassanjohtaja Jaana Heikkilä-Nyström, puhelinnumero 040 669 1823,
sähköposti nuottasaaren.sairauskassa@kela.fi, osoite Paperitehtaantie 1, 90400 Oulu
 
Käsittelyn tarkoitus:
 
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on Nuottasaaren sairauskassan sääntöjen mukaisten
lisäetuuskorvausten käsittely ja maksaminen, lisäetuuskorvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi,
sairauskassan jäsenyyssuhteen hoito, sairauskassan jäsenmaksujen hoito, sairauskassan jäsenyyteen
perustuva tilastointi ja raportointi sekä asiakaspalvelu.
 
 Em. tietojesi käsittelyn perusteena on Vakuutuskassalain15 §:n ja työsuhteesi ehtona oleva pakollinen
jäsenyys (Tietosuoja-asetus 6 artikla sekä 9 artikla 2 b ja 2 d).
 
Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet:
 
Sinulta itseltäsi saadaan yhteystietosi, pankkitilinumerosi, toimittamaasi korvaushakemukseen liittyvät
tiedot, tiedot palkattomista jaksoistasi ja/tai osaeläkkeistäsi sekä muut yhteydenotoistasi kirjatut tiedot.
Työnantajaltasi saadaan työsuhteesi alkaessa henkilötunnuksesi ja - numerosi,
työsuhteesi alkamispäivämäärä sekä osoitetietosi. Lisäksi saadaan työsuhteesi aikana ja/tai päättyessä
tiedot palkattomista lomistasi, osaeläkkeelle jäämisestäsi, siirtymisestäsi muuhun toimintayksikköön
tai siirtymisestäsi toimihenkilöksi, sinulta perittyjen jäsenmaksujen määrät
sekä työsuhteesi päättymispäivämäärän.

Suorakorvaussopimuksen tehneiltä apteekeilta saadaan ostamistasi lääkevalmisteista seuraavat tiedot:
Lääkemääräyksen kirjoittaneen lääkärin nimi ja rekisteröintinumero, lääkemääräyksen päivämäärä,
määrätyn lääkevalmisteen ostotiedot (lääkevalmisteen nimi, ostettu määrä, kustannustieto sekä ostopäivä)
sekä samalla lääkemääräyksellä ostetun aiemman vastaavan lääkevalmisteen ostopäivä- ja kappalemäärä.
 
Suorakorvaussopimuksen tehneiltä palvelujentuottajilta saadaan laskutetuista käynneistäsi seuraavat
tiedot: hoidon ja/tai tutkimuksen määränneen lääkärin nimi ja rekisteröintinumero, määräyspäivämäärä,
määrätty/ tehty hoitotoimenpide/tutkimus, käyntipäivä, kustannustiedot sekä hoidon/tutkimuksen
suorittajan nimi.
 
 Henkilötietojesi luovuttaminen ja siirtäminen:
 
Sairauskassa luovuttaa henkilötietojasi korvausten maksamista varten pankeille; maksatustiedot (nimi,
pankkitilinumero ja summa), Kelalle ilmoitetaan vastuulle siirron alkamis- tai päättymispäivät,
korvausten käsittelyä varten Otanmäen sairauskassan toimihenkilöille (vain sijaisuustilanteessa),
vakuutuskassalain 165 §:n c. kohdan mukaisissa tilanteissa lautakunnille sekä
tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen.
Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
 
Rekisterien suojaus:
 
Henkilötietojasi käsittelevät Nuottasaaren sairauskassan toimihenkilöt, sijaisena toimivat Otanmäen sairauskassan toimihenkilöt, asiantuntijalääkärit ja hallituksen jäsenet.
 
Henkilötietojesi käsittelijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Vakuutuskassalain 165 §:n nojalla ja he ovat allekirjoittaneet salassapito- ja vaitiolositoumukset. Toimihenkilöille myönnetyt henkilökohtaiset käyttövaltuudet ja nimetyt tai sääntöjen mukaiset työtehtävät rajaavat henkilötietojen käsittelijän oikeutta käsitellä henkilötietojasi. Henkilötietojen käsittelijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat tietojärjestelmiin.
Tietojärjestelmien tietoturva- ja suojausjärjestelmät ovat ajan tasalla. Tietojärjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Ennen asiakaspalvelutilannetta asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan (mikäli henkilöä ei tunneta) kysymällä
henkilöllisyyspaperit tai muita tarkentavia tietoja. Asiakaspalvelutilanteessa varmistetaan myös, etteivät
ulkopuoliset kuule keskustelua, tai näe toista asiakasta koskevia asiakirjoja ja tietokoneen näytöllä olevia
tietoja.
 
Nuottasaaren sairauskassan lukollisiin tiloihin on pääsy vain henkilöillä, joilta on otettu kirjalliset salassapito- ja vaitiolositoumukset: Nuottasaaren sairauskassan toimihenkilöt ja sijaisena toimivan Otanmäen sairauskassan toimihenkilö sekä Nuottasaaren sairauskassan hallituksen puheenjohtaja.
 
Asiakirjat, joissa on henkilötietoja, säilytetään Nuottasaaren sairauskassan toimitiloissa lukituissa
arkistokaapeissa. Ulkoisille tietovarmennusvälineille (esim. ulkoiselle kovalevylle) otetut varmuuskopiot
tietojärjestelmissä olevista henkilötiedoista säilytetään sairauskassan toimitiloissa lukitussa kassakaapissa.
 
Henkilötietojesi säilyttämisaika ja hävittämistapa:
 
Jäsenyytesi liittyviä asiakirjoja sekä lisäetuusohjelman tietokannan tietoja säilytetään toistaiseksi
tarvittavan ajan, koska sairauskassassa tulee voida huomioida aiemmat jäsenyydet.
Etuusasioihisi liittyviä paperisia korvaushakemuksia ja niihin liittyviä kirjanpitotositteita säilytetään
Kirjanpitolain mukaisesti kuluvan vuoden sekä 6 seuraavan vuoden ajan. Etuusasioihisi liittyviä
lisäetuusohjelman tietokannan tietoja säilytetään toistaiseksi tarvittavan ajan, jonka jälkeen ne siirretään
historiatietokantaan.
Paperiset asiakirjat hävitetään tietosuoja-asiat huomioiden silppurilla Nuottasaaren sairauskassassa. Käytöstä poistetut tietovarmennusvälineet (esim. ulkoiset kovalevyt ja muistitikut) murskataan.
 
 Oikeutesi:
 
Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä henkilötietojen käsittelyn alkaessa. Lisäksi
sinulla on oikeus tarkastaa Nuottasaaren sairauskassassa olevat tietosi, oikeus saada jäljennös sinua itseäsi
koskevista tiedoista, oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen ja poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen
(esim. tiedoissa virheitä) ja vastustamisoikeus (rajattu), oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
 
Sinun itsesi on tehtävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla hakemuksella pyyntö em. tietoihin tai
toimenpiteisiin Nuottasaaren sairauskassalle.
 
Sinulla on oikeus saada em. tiedot pääsääntöisesti kuukauden tai viimeistään kolmen kuukauden kuluessa
pyynnöstäsi. Jos tietoja ei toimiteta sinulle kuukauden kuluessa, niin sinulle on kerrottava viivästymisen syy.
Sinulla on oikeus poistaa itseäsi koskeva tieto vain, jos em. tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, joita
varten ne sairauskassassa kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Sinun on kuitenkin tällöin
huomioitava em. poistamisen vaikutukset oikeuteesi tiettyihin etuuksiin jatkossa. Tietojen poistamisessa on
huomioitava lisäksi aina lakisääteiset määräykset aineiston säilyttämisestä (esim. kirjanpitolain
vaatimukset).
 
Lähtökohtaisesti sinulla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, koska sairauskassan jäsenyys on
työsuhteesi ehto ja henkilötietojen käsittely on sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten saamiseksi
välttämätöntä.

 

 

 

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste (henkilötietolain mukainen)

 

Etuus- ja korvausrekisterin tietosuojaseloste (henkilötietolain mukainen)