Selvitys henkilötietojen käsittelystä Nuottasaaren sairauskassassa
Selvitys asiakkaalle henkilötietojen käsittelystä Nuottasaaren sairauskassassa
Rekisterinpitäjä Nuottasaaren sairauskassa
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot:
Rekisteriasioiden yhteyshenkilönä toimii toimitusjohtaja Jaana Heikkilä-Nyström, puhelinnumero 040 669 1823,
sähköposti kassa@nuottasaarensairauskassa.fi, osoite Paperitehtaantie 1, 90400 Oulu
Käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on Nuottasaaren sairauskassan sääntöjen mukaisten etuuskorvausten käsittely ja maksaminen, etuuskorvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi, sairauskassan vakuutussuhteen hoito, sairauskassan vakuutusmaksujen hoito, sairauskassan vakuutussuhteeseen
perustuva tilastointi ja raportointi sekä asiakaspalvelu.
Em. tietojesi käsittelyn perusteena on Eläkesäätiö ja eläkekassalain sekä Vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2.).
Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet:
Sinulta itseltäsi saadaan yhteystietosi, pankkitilinumerosi, toimittamaasi korvaushakemukseen liittyvät tiedot, tiedot palkattomista jaksoistasi ja/tai osaeläkkeistäsi sekä muut yhteydenotoistasi kirjatut tiedot.
Työnantajaltasi saadaan työsuhteesi alkaessa henkilötunnuksesi ja - numerosi,
työsuhteesi alkamispäivämäärä sekä osoitetietosi. Lisäksi saadaan työsuhteesi aikana ja/tai päättyessä tiedot palkattomista lomistasi, osaeläkkeelle jäämisestäsi, siirtymisestäsi muuhun toimintayksikköön tai siirtymisestäsi toimihenkilöksi, sinulta perittyjen jäsenmaksujen määrät sekä työsuhteesi päättymispäivämäärän.
Suorakorvaussopimuksen tehneiltä apteekeilta saadaan ostamistasi lääkevalmisteista seuraavat tiedot:
Lääkemääräyksen kirjoittaneen lääkärin nimi ja rekisteröintinumero, lääkemääräyksen päivämäärä, määrätyn lääkevalmisteen ostotiedot (lääkevalmisteen nimi, ostettu määrä, kustannustieto sekä ostopäivä)
sekä samalla lääkemääräyksellä ostetun aiemman vastaavan lääkevalmisteen ostopäivä- ja kappalemäärä.
Suorakorvaussopimuksen tehneiltä palvelujentuottajilta saadaan laskutetuista käynneistäsi seuraavat tiedot: hoidon ja/tai tutkimuksen määränneen lääkärin nimi ja rekisteröintinumero, määräyspäivämäärä, määrätty/ tehty hoitotoimenpide/tutkimus, käyntipäivä, kustannustiedot sekä hoidon/tutkimuksen suorittajan nimi.
Henkilötietojesi luovuttaminen ja siirtäminen:
Sairauskassa luovuttaa henkilötietojasi korvausten maksamista varten pankeille; maksatustiedot (nimi, pankkitilinumero ja summa) korvausten käsittelyä varten Otanmäen sairauskassan toimihenkilöille (vain sijaisuustilanteessa).
Tietoja voidaan luovuttaa myös Eläkesäätiö ja eläkekassalain 17 luvun 5 § mukaisesti. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterien suojaus:
Henkilötietojasi käsittelevät Nuottasaaren sairauskassan toimihenkilöt, sijaisena toimivat Otanmäen sairauskassan toimihenkilöt, asiantuntijalääkärit ja hallituksen jäsenet.
Henkilötietojesi käsittelijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Eläkesäätiö- ja eläkekassalain 17 luvun 4 § nojalla ja he ovat allekirjoittaneet salassapito- ja vaitiolositoumukset.
Toimihenkilöille myönnetyt henkilökohtaiset käyttövaltuudet ja nimetyt tai sääntöjen mukaiset työtehtävät rajaavat henkilötietojen käsittelijän oikeutta käsitellä henkilötietojasi. Henkilötietojen käsittelijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat tietojärjestelmiin.
Tietojärjestelmien tietoturva- ja suojausjärjestelmät ovat ajan tasalla. Tietojärjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Ennen asiakaspalvelutilannetta asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan (mikäli henkilöä ei tunneta) kysymällä henkilöllisyyspaperit tai muita tarkentavia tietoja. Asiakaspalvelutilanteessa varmistetaan myös, etteivät ulkopuoliset kuule keskustelua, tai näe toista asiakasta koskevia asiakirjoja ja tietokoneen näytöllä olevia tietoja.
Nuottasaaren sairauskassan lukollisiin tiloihin on pääsy vain henkilöillä, joilta on otettu kirjalliset salassapito- ja vaitiolositoumukset: Nuottasaaren sairauskassan toimihenkilöt ja sijaisena toimivan Otanmäen sairauskassan toimihenkilö sekä Nuottasaaren sairauskassan hallituksen puheenjohtaja.
Asiakirjat, joissa on henkilötietoja, säilytetään Nuottasaaren sairauskassan toimitiloissa lukituissa arkistokaapeissa. Ulkoisille tietovarmennusvälineille (esim. ulkoiselle kovalevylle) otetut varmuuskopiot tietojärjestelmissä olevista henkilötiedoista säilytetään sairauskassan toimitiloissa lukitussa kassakaapissa.
Henkilötietojesi säilyttämisaika ja hävittämistapa:
Vakuutussuhteeseesi liittyviä asiakirjoja sekä lisäetuusohjelman tietokannan tietoja säilytetään toistaiseksi tarvittavan ajan, koska sairauskassassa tulee voida huomioida aiemmat jäsenyydet.
Etuusasioihisi liittyviä paperisia korvaushakemuksia ja niihin liittyviä kirjanpitotositteita säilytetään Kirjanpitolain mukaisesti kuluvan vuoden sekä 6 seuraavan vuoden ajan. Etuusasioihisi liittyviä lisäetuusohjelman tietokannan tietoja säilytetään toistaiseksi tarvittavan ajan, jonka jälkeen ne siirretään historiatietokantaan.
Paperiset asiakirjat hävitetään tietosuoja-asiat huomioiden silppurilla Nuottasaaren sairauskassassa. Käytöstä poistetut tietovarmennusvälineet (esim. ulkoiset kovalevyt ja muistitikut) murskataan.
Oikeutesi:
Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä henkilötietojen käsittelyn alkaessa. Lisäksi sinulla on oikeus tarkastaa Nuottasaaren sairauskassassa olevat tietosi, oikeus saada jäljennös sinua itseäsi koskevista tiedoista, oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen ja poistamiseen, oikeus käsittelyn rajoittamiseen (esim. tiedoissa virheitä) ja vastustamisoikeus (rajattu), oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Sinun itsesi on tehtävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla hakemuksella pyyntö em. tietoihin tai toimenpiteisiin Nuottasaaren sairauskassalle.
Sinulla on oikeus saada em. tiedot pääsääntöisesti kuukauden tai viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnöstäsi. Jos tietoja ei toimiteta sinulle kuukauden kuluessa, niin sinulle on kerrottava viivästymisen syy.
Sinulla on oikeus poistaa itseäsi koskeva tieto vain, jos em. tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, joita varten ne sairauskassassa kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Sinun on kuitenkin tällöin huomioitava em. poistamisen vaikutukset oikeuteesi tiettyihin etuuksiin jatkossa. Tietojen poistamisessa on
huomioitava lisäksi aina lakisääteiset määräykset aineiston säilyttämisestä (esim. kirjanpitolain vaatimukset).
Lähtökohtaisesti sinulla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos sairauskassan vakuutussuhde on työsuhteesi ehto ja henkilötietojen käsittely on sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten saamiseksi välttämätöntä.